Fondo Fijo De Caja Chica Ejemplos
El Fondo Fijo de Caja Chica, también conocido como petty cash, es una cantidad de dinero en efectivo destinada a cubrir gastos menores e imprevistos dentro de una empresa.
Aquí te explico cómo funciona y te daré algunos ejemplos paso a paso.
Cómo Establecer un Fondo Fijo de Caja Chica
Paso 1: Determinar el Monto Inicial. Primero, debes estimar cuánto dinero necesitas para cubrir los gastos menores durante un período específico, por ejemplo, un mes. Considera la frecuencia y el valor promedio de esos gastos.
Ejemplo: Si estimas que gastarás aproximadamente $200 mensuales en gastos menores, ese sería tu monto inicial.
Paso 2: Asignar un Responsable. Designa a una persona responsable de administrar el fondo. Esta persona será la encargada de custodiar el dinero, realizar los pagos y mantener los registros. Esta persona es el o la Cajero(a) de Caja Chica.
Ejemplo: María Pérez es designada como responsable del Fondo Fijo de Caja Chica.
Paso 3: Crear un Documento de Autorización. Prepara un documento que autorice la creación del fondo y la designación del responsable. Este documento debe ser firmado por un directivo de la empresa.
Ejemplo: Un memorándum interno firmado por el Gerente General autorizando la creación del Fondo Fijo de Caja Chica y nombrando a María Pérez como responsable.
Paso 4: Retirar el Dinero. Retira el monto inicial del banco y entrégalo al responsable. Este dinero se utilizará exclusivamente para los gastos menores autorizados.
Ejemplo: Se retiran $200 del banco y se entregan a María Pérez, quien firma un recibo confirmando que ha recibido el dinero.
Cómo Funciona el Fondo Fijo de Caja Chica
Paso 1: Realizar el Pago. Cuando se necesite realizar un pago, el responsable utilizará el dinero del fondo. Siempre se debe obtener un recibo o comprobante por cada gasto.
Ejemplo: Se compran suministros de oficina por $15. María Pérez paga con el dinero del fondo y guarda el recibo.
Paso 2: Registrar el Gasto. El responsable debe registrar cada gasto en un registro de caja chica. Este registro debe incluir la fecha, descripción del gasto, el monto y el número del comprobante.
Ejemplo: En el registro, María Pérez anota: "Fecha: 08/05/2024, Descripción: Suministros de oficina, Monto: $15, Comprobante: 001".
Paso 3: Mantener los Comprobantes. Todos los recibos y comprobantes deben ser guardados en un lugar seguro y organizados.
Ejemplo: María Pérez guarda el recibo de $15 junto con los demás comprobantes en una carpeta designada para la Caja Chica.
Cómo Reembolsar el Fondo Fijo de Caja Chica
Paso 1: Solicitar el Reembolso. Cuando el fondo se esté agotando, el responsable solicitará un reembolso. Para ello, preparará un resumen de todos los gastos realizados, adjuntando los comprobantes originales.
Ejemplo: Después de varias semanas, el fondo ha disminuido a $50. María Pérez prepara un resumen de todos los gastos (con los recibos adjuntos) y lo presenta al departamento de contabilidad.
Paso 2: Revisión y Aprobación. El departamento de contabilidad revisará el resumen y los comprobantes para verificar que todos los gastos sean válidos y estén correctamente documentados.
Ejemplo: El departamento de contabilidad revisa los comprobantes y confirma que suman $150 ($200 inicial - $50 restantes = $150 gastados).
Paso 3: Reembolso del Fondo. Una vez aprobado el reembolso, se emitirá un cheque o transferencia por el monto gastado, para reponer el fondo a su nivel inicial.
Ejemplo: El departamento de contabilidad emite un cheque por $150 a María Pérez para reponer el Fondo Fijo de Caja Chica a su monto original de $200.
Paso 4: Asiento Contable. El departamento de contabilidad registrará el reembolso en los libros contables, debitando las cuentas de gastos correspondientes (ej. Suministros de Oficina, Gastos de Representación) y acreditando la cuenta de banco.
Ejemplo: El asiento contable podría ser: Débito: Suministros de Oficina $150, Crédito: Banco $150.
Recuerda que el Fondo Fijo de Caja Chica debe ser administrado con cuidado y transparencia para evitar errores o irregularidades.
